Checkliste für einen Stand

Diese Liste zielt darauf ab, Leuten zu helfen, einen Stand für eine Veranstaltung zu organisieren. Bitte senden Sie Kommentare (auf Englisch) an events@debian.org.

Einen Stand organisieren

Diese Liste ist sortiert. Einige Dinge können jedoch parallel erledigt werden und andere in einer anderen Reihenfolge.

  1. Wenn Sie von einer Veranstaltung wissen, an der Debian vielleicht teilnehmen könnte, schicken Sie eine Mail an debian-events-<region> - dies gilt auch, wenn Sie nicht beabsichtigen, selbst einen Stand zu betreiben.
  2. Einen Stand zu betreiben ist nur sinnvoll, wenn es zwei oder mehr Leute gibt, die sich die Arbeit teilen. Erwägen Sie, auf debian-events-<region> nach Hilfe zu fragen, falls Sie nicht genügend Leute haben. Falls niemand helfen kann oder will, sollten Sie die Entscheidung, einen Stand zu betreiben, nochmals überdenken.
  3. Da es nun einige Leute gibt, die Ihnen bei dem Stand helfen, stellen Sie sicher, dass Sie mindestens einen Rechner für den Stand verfügbar haben, um Debian zu zeigen - als Alternative dazu ist die Debian-Events-Kiste dafür verfügbar. Fragen Sie unter events@debian.org. Falls keine Rechner verfügbar sind, überdenken Sie bitte nochmals, ob Sie wirklich einen Stand betreiben möchten, da er ohne einen Rechner ziemlich leer aussehen wird.
  4. Sobald sichergestellt ist, dass Standpersonal und Computer verfügbar sind, sollten Sie die Messeleitung kontaktieren und fragen, ob es einen kostenlosen Stand für das Debian-Projekt gibt.
  5. Es hat sich als hilfreich erwiesen, die Veranstaltung über das Debian-Wiki zu koordinieren; nutzen Sie dazu das Formular auf der Debian-Events-Seite.
  6. Bitte stellen Sie sicher, dass der Stand mit Tischen und Stühlen ausgestattet sein wird.
  7. Bitte vergewissern Sie sich, dass der Stand einen Stromanschluss besitzen wird.
  8. Überprüfen Sie, ob es Wände geben wird, an denen Poster aufgehängt werden können.
  9. Bitten Sie um eine IP-Verbindung, falls Sie diese für sinnvoll erachten und Ihnen eine gratis oder günstig zur Verfügung gestellt werden kann.
  10. Falls Sie Poster am Stand aufhängen können, überprüfen Sie, ob Sie sich den Druck von großen Postern leisten können oder lassen Sie sich welche zusenden (siehe Materialien für Stände).
  11. Prüfen Sie, ob Sie sich Satz, Gestaltung und Druck eigener Broschüren leisten können, damit Besucher etwas mitnehmen können (lesen Sie dazu auch Materialien für Stände).
  12. Sollte jemand am Stand sein, der einen Vortrag über Debian im Allgemeinen oder einen speziellen Aspekt halten kann, bitten Sie ihn, bei der Messeleitung zu fragen, ob der Vortrag im Programm untergebracht werden kann. Sie können in jedem Fall Vorträge am eigenen Stand einplanen. Den Zeitplan hierfür sollten Sie rechtzeitig (vor dem ersten Messetag) bekanntgeben, damit Besucher sich Zeit dafür nehmen können.
  13. Selbst wenn kein offizieller Vortrag organisert wird, können Sie die Messeleitung um einen Raum für ein BOF-Treffen bitten. Dies ist ein Gespräch ohne spezielle Gliederung zwischen Entwicklern und Benutzern, bei dem jeder die Fragen stellen kann, die ihn interessieren. Solche Treffen sind äußerst wertvoll, da Entwickler die Gelegenheit bekommen, zu erfahren, was die Besucher denken und umgekehrt die Besucher ihre Fragen beantwortet bekommen.
  14. Verhandeln Sie mit der Messeleitung, wie viele Tische und Stühle am Stand benötigt werden.
  15. Überprüfen Sie, ob ausreichend Mehrfachsteckdosen am Stand verfügbar sind, damit die Rechentechnik auch genutzt werden kann.
  16. Vergewissern Sie sich, dass genügend Netzwerkkabel und Hubs/Switches verfügbar sind, damit die Rechner untereinander und – nach Möglichkeit auch – mit dem Internet verbunden werden können.
  17. Leere Tische sehen nicht gut aus. Ziehen Sie weiße Tischtücher in Erwägung, um dem Stand ein professionelles Aussehen zu verleihen.
  18. Falls Sie etwas verkaufen wollen (T-Shirts, CDs, Pins, Kappen, usw.), müssen Sie sich zuerst mit der Administration in Verbindung setzen um herauszufinden, ob dies überhaupt erlaubt ist. Es gibt einige große Veranstaltungen, auf denen der Verkauf von Sachen am Stand überhaupt nicht gestattet ist.
  19. Setzen Sie sich, bevor Sie etwas (wie T-Shirts, CDs, Anstecknadeln, Kappen usw.) verkaufen, mit der Messeleitung in Verbindung und fragen Sie, ob dies gestattet ist. Es gibt einige wichtige Veranstaltungen, bei denen der Verkauf grundsätzlich verboten ist.
  20. Sollte die Messeleitung keine Einwände gegen den Verkauf von Artikeln am Stand haben, vergewissern Sie sich, dass dies auch im Einklang mit den jeweiligen lokalen Gesetzen ist (insbesondere dann, wenn die Veranstaltung an einem Sonntag stattfindet). Eventuell kann Ihnen der Veranstalter hierzu weitere Informationen geben.
  21. Falls Sie Dinge verkaufen, sollten Sie darauf achten, dass es nicht so aussieht, als ob Sie mit dem Stand Geld verdienen wollten. Es sieht seltsam aus, erst nach einem kostenlosen Stand zu fragen und anschließend dort viel Geld verdienen zu wollen.
  22. Bei einigen Veranstaltungen wird ein geselliges Treffen für die Referenten und Aussteller organisiert. Schauen sie nach, ob es eines geben wird und – sollten Sie Interesse daran haben – wie Sie daran teilnehmen können. Grundsätzlich sind solche Treffen abseits der Veranstaltung meist sehr schön, weil Sie dort Personen von anderen Projekten/Firmen treffen und sich vom Stress des Tages erholen können.
  23. Stellen Sie bitte sicher, dass Sie den Fingerabdruck ihres GnuPG-Schlüssels häufig genug ausgedruckt haben, damit ihn andere signieren können. Sie sollten außerdem ein gültiges (amtliches) Ausweisdokument mitführen, um Ihre Identität zu bestätigen.
  24. Sollten Sie Geld einwerben können, um mehr für den Stand tun zu können, informieren Sie sich bitte über weitere gute Ideen für Werbung am Stand.
  25. Stellen Sie sicher, dass das Standpersonal die Computer bedienen kann, sobald Maschinen und Personal verfügbar ist. Hierzu wird auf den Rechnern ein Demo-Benutzer benötigt. Das Passwort dieses Benutzers muss dem gesamten Standpersonal bekannt sein und der Benutzer sollte sudo apt-get ausführen dürfen, falls die Computer am Netz hängen und Zugriff auf einen Debian-Spiegelserver haben.
  26. Es wäre toll, wenn jemand, der am Stand geholfen hat, nach der Veranstaltung einen kurzen Bericht schreiben würde, der dann in den Debian Weekly News aufgegriffen werden könnte.

E-Mails rund um die Organisation des Standes und der Vorträge sollten an eine der Mailinglisten gesandt werden. So kann sichergestellt werden, dass ihr Inhalt öffentlich bekannt wird, sie archiviert werden und interessierte Personen zu Besuchern werden.

Sollten Sie keine solchen E-Mails an eine öffentliche Liste senden wollen, können sie diese stattdessen an events@debian.org senden, damit wir Ihnen bei Bedarf mit Rat zur Seite stehen können. Wir werden allerdings nicht an Ihnen vorbei die Messeleitung kontaktieren.

Den Stand betreiben