Lista de cosas para un stand

Esta lista pretende ayudar a la gente con la organización de un puesto del Proyecto Debian en cualquier acto. Envíe los comentarios a events@debian.org.

La organización de un puesto o stand

Esta lista está ordenada. Sin embargo, algunas cosas pueden hacerse en paralelo, y por supuesto, algunas se hacen en distinto orden.

  1. Si está al tanto de un evento en el que Debian podría tomar parte, envíe un correo electrónico a debian-events-<region> - esto aplica también aunque no esté pensando en montar un puesto.
  2. Montar un puesto sólo tiene sentido si hay dos o más personas compartiendo la tarea. Considere pedir ayuda en debian-events-<region> si no tiene suficiente ya. Si nadie más quiere o puede ayudar, por favor reconsidere el montar un puesto.
  3. Si ya tenemos la gente para ayudar a montar el puesto, asegure que tienen al menos una máquina disponible para mostrar Debian - como alternativa, la caja de eventos de Debian está disponible para esto. Consulte a events@debian.org. Si no hay máquinas disponibles, por favor, replantee montar el puesto, ya que sin máquinas estará un poco vacío.
  4. Ahora que los ordenadores y la gente están disponibles, es hora de contactar con la administración y pedir un stand libre para el proyecto.
  5. Está comprobado que ayuda coordinar el evento en la Wiki de Debian usando el formulario de la página de eventos de Debian.
  6. Asegúrese de que el puesto estará amueblado.
  7. Por favor, asegúrese de que el puesto tenga enchufes.
  8. Fíjese si hay paredes para poner los carteles.
  9. Si está disponible gratis o muy barato, consiga conexión IP si la considera útil para el puesto.
  10. Si se pueden usar carteles, averigüe si puede permitirse el imprimir grandes carteles o conseguir que alguien se los envíe. (Mire en material para stands).
  11. Fíjese si puede permitirse el redactar, diseñar e imprimir octavillas para que los visitantes puedan llevarse algo con ellos. (Mire en material para stands).
  12. Si en el puesto va a haber alguien capaz de dar una charla cubriendo Debian en general o un aspecto específico del proyecto, pregúntele si daría la charla, en caso de que a la administración le parezca bien. En cualquier caso, siempre puede programar las charlas en el propio puesto, pero asegúrese de poner la programación por adelantado (el primer día), para que la gente esté avisada.
  13. Incluso si no hay charlas organizadas formalmente, siempre puede preguntar a la administración si hay alguna habitación para organizar una reunión. Una BOF (Birds of a Feather) es una reunión informal entre desarrolladores y usuarios sin guión, donde cualquiera puede preguntar cualquier cosa que le interese. Son bastante esclarecedoras porque los desarrolladores tienen la oportunidad de saber qué piensa la gente y ésta consigue que le respondan a sus dudas.
  14. Negocie con la dirección cuantas sillas y mesas se van a necesitar en el stand.
  15. Asegúrese de que habrá suficientes enchufes en el puesto para que las máquinas puedan ser puestas en funcionamiento.
  16. Asegúrese de que la cantidad de cables y hubs/conmutadores en el puesto serán suficientes para conectar los ordenadores - y conéctelos con el exterior si es posible.
  17. Las mesas desnudas no dan buena imagen, así que debería considerar usar manteles blancos para que el puesto entero tenga una apariencia más profesional.
  18. Si se quiere vender algo (camisetas, cds, pins, gorras, etc.), tendrá que contactar primero con la administración para saber si está permitido. Hay algunos eventos importantes donde no se permite la venta de cosas en los puestos.
  19. Si la administración está de acuerdo conque se vendan cosas en el puesto, tendrá que averiguar si las leyes estatales o locales lo prohíben (especialmente si el evento tiene lugar en domingo). Quizá la administración del evento le pueda ser de ayuda en esto.
  20. Si están vendiendo cosas, no se debería hacer énfasis en hacer dinero en el puesto. Podría parecer extraño pedir un puesto gratuito, y luego vender cosas y hacer "mucho" dinero en él.
  21. En algunos eventos se organizan reuniones sociales para los oradores y los expositores. Averigüe si habrá alguna y cómo puede asistir a ella si le interesa. Por norma general, estas reuniones sociales suelen ser bastante agradables ya que se conoce gente de otros proyectos y compañías y se puede relajar del estrés de la exhibición.
  22. Asegúrese de llevar suficientes huellas digitales de su llave GnuPG consigo para que otros puedan firmarla. Tampoco olvide llevar documentación que pruebe su identidad.
  23. Si puede conseguir dinero para hacer más cosas para el puesto, puede leer algunas buenas ideas con respecto a merchandising en los stands.
  24. Cuando haya disponible gente y máquinas, asegúrese de que todo el personal del puesto puede manejar las máquinas. Esto significa que exista una cuenta «demo» con una contraseña conocida por todo el personal. Esta cuenta debería tener privilegios para ejecutar sudo apt-get si las máquinas están conectadas a la red y tienen acceso a una réplica de Debian.
  25. Estaría bien que a alguna de las personas que atiendan el puesto escribiese un pequeño informe después de la exhibición de manera que el boletín de Noticias del Proyecto Debian podría informar sobre el evento al final.

Los correos de la organización del puesto y las charlas deberían enviarse a una de las listas de correo para que consigan reconocimiento público, se archiven y puedan atraer la atención de más gente interesada.

Si no desea enviar estos correos a listas públicas, siempre las puede enviar a events@debian.org para que le podamos dar algunos trucos si es necesario o útil. Nosotros no vamos a contactar con la administración saltándonos los esfuerzos de usted.

Cómo atender un puesto