Checklist voor het opzetten van een stand

Deze lijst tracht mensen te helpen die een stand voor het Debian-project willen organiseren op een beurs. Stuur commentaar naar events@debian.org.

Een stand organiseren

Dit is een chronologische lijst. Sommige zaken kunnen evenwel parallel worden uitgevoerd en natuurlijk kunnen sommige andere in een andere volgorde worden gedaan.

  1. Indien u op de hoogte bent van een gebeurtenis waaraan Debian eventueel zou kunnen deelnemen, mail dan naar debian-events-<regio>. Dit geldt ook als u niet zelf zinnens bent een stand te bemannen.
  2. Een stand organiseren heeft enkel zin als het werk over twee of meer mensen verdeeld kan worden. Overweeg om hulp te vragen op debian-events-<regio> als u te weinig hulp heeft. Indien niemand anders kan of wil helpen, herziet u best het plan om een stand te organiseren.
  3. Als er enkele mensen bereid zijn om te helpen met de stand, vergewis u er dan van dat u over minstens één machine kunt beschikken om een demonstratie van Debian te geven. Een mogelijkheid is om gebruik te maken van de evenementenkoffer van Debian die voor dergelijke zaken bedoeld is. Vraag hem aan op events@debian.org. Indien u over geen enkele machine kunt beschikken, herziet u best het plan om een stand te organiseren, want zonder machines zou het nogal een lege bedoening zijn.
  4. Nu er èn mensen èn machines beschikbaar zijn, is het tijd om de administratie te vragen voor een gratis stand voor het project.
  5. Talrijke ervaringen met evenementen hebben geleerd dat het nuttig kan zijn om het evenement te coördineren op Debian Wiki aan de hand van het formulier op de Debian evenementenpagina aldaar.
  6. Zorg ervoor dat de stand werkelijk ingericht zal zijn.
  7. Zorg ervoor dat de stand stroom en internet zal hebben.
  8. Ga na of er muren zullen zijn om posters tegen te hangen.
  9. Als er posters kunnen gebruikt worden, ga dan na of u grote posters kunt afdrukken. Of misschien kunnen er enkele naar u worden verstuurd (bekijk materiaal voor stands). Debian kan ook de kosten vergoeden voor het drukken van posters op groot formaat.
  10. Ga na of u flyers kunt ontwerpen en printen zodat bezoekers iets mee kunnen nemen. (Bekijk materiaal voor stands).
  11. Als iemand van de bemanning van de stand een voordracht kan geven over Debian in het algemeen of over een specifieke invalshoek van het project, vraag die dan om de administratie te contacteren met de vraag of ze deze voordracht willen aanvaarden. In elk geval kunt u deze voordracht houden in de stand. Zorg dat u de planning op voorhand (de eerste dag) bekend maakt, zodat mensen op de hoogte zijn.
  12. Ook als er geen formele voordracht wordt gepland, kunt u de administratie een lokaal vragen om een 'Birds of a Feater (BOF)' te organiseren. Een BOF is een informele samenkomst tussen ontwikkelaars en gebruikers, zonder planning, waar iedereen om het even welke vraag kan stellen. Ze zijn zeer verhelderend omdat ontwikkelaars de kans krijgen om te weten te komen wat mensen denken en deze mensen een antwoord krijgen op de vragen die ze hebben.
  13. Onderhandel met de administratie over het aantal tafels en stoelen die vereist zijn voor de stand.
  14. Zorg ervoor dat er in de stand genoeg stekkerdozen voorhanden zullen zijn, zodat de machines werkelijk kunnen aangezet worden.
  15. Zorg voor genoeg netwerkkabels en hubs/switches in de stand, zodat de computers aangesloten kunnen worden.
  16. Kale tafels zien er niet uit. U kunt misschien witte (papieren) tafelkleden gebruiken zodat de stand er professioneler uit ziet.
  17. Als u iets wilt verkopen (t-shirts, cd's, pins, petjes, enz.), moet u eerst de administratie contacteren om te zien of dit wel is toegestaan. Er zijn enkele grote evenementen waar absoluut niets mag verkocht worden.
  18. Als de administratie akkoord gaat dat u verkoopt aan de stand, moet u nagaan of er geen lokale regel is die dit verbiedt (vooral als het evenement plaats vindt op zondag). Misschien kan de administratie van het evenement helpen.
  19. Als u verkoopt, mag de klemtoon niet liggen op geld verdienen aan de stand. Het kan ook vreemd overkomen dat u een gratis stand, enz. aanvraagt en dan iets gaat verkopen en daardoor veel geld verdient met de stand.
  20. Op sommige evenementen wordt een bijeenkomst gepland voor sprekers en standhouders. Controleer of er één zal zijn en hoe u kunt deelnemen als u geïnteresseerd bent. Als een vuistregel is zo'n bijeenkomst meestal leuk omdat u er mensen van andere projecten en bedrijven ontmoet en kunt ontspannen van de stressvolle beurs.
  21. Zorg ervoor om genoeg vingerafdrukken van uw GnuPG-sleutel mee te nemen zodat anderen ze kunnen tekenen. Vergeet ook geen identiteitskaart of rijbewijs om uw identiteit te kunnen aantonen.
  22. Als u geld kunt bemachtigen om meer dingen te doen op de stand, lees dan enkele goede ideeën over >merchandising op stands.
  23. Wanneer mensen en machines beschikbaar zijn, verzeker u er dan van dat alle mensen in de stand de machines kunnen bedienen. Dit vereist een demo-account met een gekend wachtwoord voor alle mensen in de stand. Dit account moet toestaan om sudo apt-get uit te voeren als de machines verbonden zijn met het netwerk en toegang hebben tot een Debian-spiegelserver.
  24. Het zou leuk zijn als iemand van de stand een kort rapport zou schrijven na het evenement, zodat Debian Wekelijks Nieuws er achteraf over zou kunnen berichten.

E-mails over organisatie van de stand en voordrachten zouden gestuurd moeten worden naar één van de mailinglijsten zodat ze publiek zijn, gearchiveerd worden en meer geïnteresseerde mensen kunnen aantrekken.

Als u dergelijke e-mails niet naar een publieke lijst wilt sturen, dan kunt u ze altijd naar events@debian.org sturen zodat we enkele tips kunnen geven indien vereist of nuttig. We zullen echter niet zelf in contact treden met de administratie om uw inspanningen niet te niet te doen.

De stand opzetten