Checklist voor het opzetten van een stand

Deze lijst tracht mensen te helpen die een stand voor het Debian-project willen organiseren op een beurs. Stuur commentaar naar events@debian.org.

Een stand organiseren

Dit is een geordende lijst. Echter, sommige zaken kunnen parallel worden uitgevoerd, natuurlijk kunnen sommige andere in een andere volgorde worden uitgevoerd.

  1. Indien u op de hoogte bent van een gebeurtenis waaraan Debian eventueel zou kunnen deelnemen, mail dan naar debian-events-<region>. Dit geldt ook als u niet zelf zinnens bent een stand te houden.
  2. Een stand houden heeft enkel zin als er twee of meer mensen het werk kunnen delen. Overweeg om hulp te vragen op debian-events-<region> als u te weinig hulp heeft. Indien niemand anders kan of wil helpen, heroverweegt u best het houden van een stand.
  3. Als er enkele mensen bereid zijn om te helpen met de stand, vergewis u er dan van dat u over minstens één machine kunt beschikken om een demonstratie van Debian te geven. Een mogelijkheid is om gebruik te maken van de evenementenkoffer van Debian die voor dergelijke zaken bedoeld is. Vraag hem aan op events@debian.org. Indien u over geen enkele machine kunt beschikken, heroverweegt u beter het houden van de stand, want zonder machines zou het nogal een lege bedoening zijn.
  4. Nu er èn mensen èn machines beschikbaar zijn, is het tijd om de administratie te vragen voor een gratis stand voor het project.
  5. Talrijke ervaringen met evenementen hebben geleerd dat het nuttig kan zijn om het evenement te coördineren op Debian Wiki aan de hand van het formulier op de pagina Debian evenementen aldaar.
  6. Verzeker u ervan dat de stand werkelijk meubilair zal hebben.
  7. Verzeker u ervan dat de stand stroom zal hebben.
  8. Controleer of er muren zullen zijn om posters tegen te hangen.
  9. Als er een mogelijkheid is voor een gratis Internetverbinding of een verbinding tegen lage kost, vraag die dan aan als u het nuttig acht voor de stand.
  10. Als er posters kunnen gebruikt worden, controleer dan of u grote posters kunt afprinten of misschien kunnen er enkele naar u worden verstuurd (bekijk materiaal voor standen).
  11. Controleer of u flyers kunt ontwerpen en printen zodat bezoekers enkele mee kunnen nemen. (Bekijk materiaal voor standen).
  12. Als er iemand op de stand zal zijn die een voordracht kan geven over Debian in het algemeen of over een specifieke invalshoek van het project, vraag die dan om de administratie te contacteren met de vraag of ze de voordracht willen aanvaarden. In elk geval kunt u deze voordracht houden in de stand, zorg dat u de planning op voorhand (de eerste dag) bekend maakt zodat mensen ervan weten.
  13. Ook als er geen formele voordracht wordt gepland, kunt u de administratie vragen om een lokaal om een 'Birds of a Feater (BOF)' te organiseren. Een BOF is een informele samenkomst tussen ontwikkelaars en gebruikers zonder planning, waar iedereen om het even welke vraag kan stellen. Ze zijn zeer verhelderend omdat ontwikkelaars de kans krijgen om te weten te komen wat mensen denken en deze mensen krijgen een antwoord op de vragen die ze hebben.
  14. Onderhandel met de administratie over het aantal tafels en stoelen die vereist zijn voor de stand.
  15. Verzeker u ervan dat er genoeg verlengkabels zullen zijn op de stand zodat de machines werkelijk kunnen aangezet worden.
  16. Verzeker u ervan dat er genoeg netwerkkabels en hubs/switches zullen zijn op de stand zodat de computers verbonden kunnen worden — en dat ze indien mogelijk kunnen verbonden worden met 'upstream'.
  17. Kale tafels zien er niet uit, u kunt misschien witte (papieren) tafelkleden gebruiken zodat de stand er professioneler uit ziet.
  18. Als u iets wilt verkopen (t-shirts, cd's, pins, etz.), moet u eerst de administratie contacteren om te zien of dit wel is toegestaan. Er zijn enkele grote evenementen waar absoluut niets mag verkocht worden.
  19. Als de administratie akkoord gaat dat u verkoopt op de stand, moet u nagaan of er een lokale wet is die dit verbiedt (vooral als het evenement plaats vindt op zondag). Misschien kan de administratie van het evenement helpen.
  20. Als u verkoopt, mag u er niet de nadruk op leggen op de stand. Het kan misschien ook vreemd overkomen als u voor een gratis stand enz. vraagt en dan veel geld verdient door te verkopen op de stand.
  21. Op enkele evenementen is er een bijeenkomst gepland voor sprekers en bezoekers. Controleer of er één zal zijn en hoe u kunt deelnemen als u geïnteresseerd bent. Als een vuistregel is zo'n bijeenkomst meestal leuk omdat u er mensen van andere projecten en bedrijven ontmoet en kunt ontspannen van de stressvolle beurs.
  22. Verzeker u ervan om genoeg fingerprints van uw GnuPG-sleutel mee te nemen zodat anderen ze kunnen tekenen. Vergeet ook geen identiteitskaart of rijbewijs om uw identiteit te kunnen verifiëren.
  23. Als u geld kan bemachtigen om meer dingen te doen op de stand, lees dan enkele goede ideeën over handel drijven op standen.
  24. Wanneer mensen en machines beschikbaar zijn, verzeker u er dan van dat alle mensen in de stand de machines kunnen hanteren. Dit vereist een demo-account met een gekend wachtwoord voor alle mensen in de stand. Dit account moet toestaan om sudo apt-get uit te voeren als de machines verbonden zijn met het netwerk en toegang hebben tot een Debian-spiegelserver.
  25. Het zou leuk zijn als iemand van de stand een kort rapport zou schrijven na het evenement, zodat Debian Wekelijks Nieuws er achteraf over zou kunnen berichten.

E-mails over organisatie van de stand en voordrachten zouden gestuurd moeten worden naar één van de mailinglijsten zodat ze publiek zijn, gearchiveerd worden en meer geïnteresseerde mensen kunnen aantrekken.

Als u dergelijke e-mails niet naar een publieke lijst wilt sturen, dan kunt u ze altijd naar events@debian.org sturen zodat we enkele tips kunnen geven indien vereist of nuttig. We zullen echter niet in contact treden met de administratie om uw inspanningen niet te niet te doen.

De stand opzetten