Re: always_bcc / mail archive
On 03/05/2014 01:22 PM, Paul van der Vlis wrote:
Hoi,
> Een e-mail adres in een databank is zeker een persoonsgegeven. Net zoals
> bijvoorbeeld een bankrekening nummer op je giro afschriften. Of een
> huisadres op een brief.
>
> Een e-mail adres in een e-mail is dat ook, toch zie ik het als normaal
> om mijn correspondentie te bewaren. Net zoals mijn bankafschriften en
> kopieën van mijn uitgaande brieven.
>
> Volgens mij hoef ik mijn correspondentie niet te vernietigen binnen
> korte tijd omdat er een e-mail adres in staat. Net zoals ik ook geen
> kopieën van mijn uitgaande brieven hoef te vernietigen.
De woorden "volgens mij" is niet nodig hier:
http://www.cbpweb.nl/hvb/Pages/vwc42.aspx
Tot een jaar na het einde van de correspondentie mag je alles bewaren .
Zo niet, dan moet je archief aangemeld worden bij het CBP (niet heel
ingewikkeld, maar je moet wel beargumenteren waarom je het langer gaat
bewaren).
> Voor de belastingwetten ben ik verplicht mijn e-mail te bewaren.
> Overigens zitten in mijn e-mail ook mijn offertes en mijn facturen.
>
> Het lijkt me dus dat de belastingwet voor gaat (zie je laatste punt).
>
>> Belastingwet:
>> - facturen, jaarrekeningen en loonadministratie 7 jaar bewaren
>
> E-mail hoort volgens mij ook in dit rijtje. Tenminste belangrijke
> e-mail. Naar mijn mening kan ik bijvoorbeeld spam of persoonlijke
> berichten wel wissen. Maar offertes niet.
De belastingwet zegt "facturen, jaarrekeningen en loonadministratie".
Als dat in een mailtje zit (en nergens anders), dan moet je dat mailtje
7 jaar bewaren. Het is overigens ook de vraag of je je dan wel hebt
gehouden aan de andere eis van de belastingwet: makkelijk op te zoeken.
De andere mailtjes moeten een jaar na afloop van de correspondentie weg
(of je moet je mail archief aanmelden bij het CBP).
> Een groot gat heb ik boven genoemd: andere wetten gaan voor.
Ja, maar als in de belastingwet staat dat je "facturen, jaarrekeningen
en loonadministratie" 7 jaar mag bewaren, kan je dat niet gebruiken om
een mailtje met andere inhoud te bewaren. Voor de regels daarvoor moet
je naar de WBP kijken.
Juridisch gezien is het niet zo handig om alles in een groot mailarchief
te bewaren, omdat je met gegevens met verschillende bewaartermijnen door
elkaar te maken hebt. Je kan dat veel beter meteen scheiden naar soort
informatie. Dan kan je makkelijk schiften wat weg mag/moet en wat niet.
groet,
Winfried
Reply to: